Sugerencias para la presentación de documentos en la mesa de partes del Poder Judicial

Según las recientes normas que se han ido publicando en los últimos días, la actividad del Poder Judicial se reiniciará de manera integral, previsiblemente, hacia fines de mes. Evidentemente, su funcionamiento no va a regresar a la “normalidad” que conocíamos ya que se han establecido diversas limitaciones así como se ha apurado la implementación de mecanismos de virtualización que ya existían pero que se utilizaban de manera incipiente y sólo en algunos distritos judiciales.

Por el momento, lo que tenemos en claro es que las mesas de partes, una de las principales fuentes de aglomeración en las instalaciones judiciales, ya no van a funcionar conforme a lo que venían haciendo. El uso de la mesa de partes electrónica aparece como la única opción a pesar de  las múltiples preguntas que deja en los justiciables.

Nuestro sistema aún tiene la idea de que la administración de justicia depende del expediente y que es inconcebible una justicia con sólo un expediente virtual. En esa idea, el uso de la mesa de partes electrónica va a resultar bastante contraintuitiva para muchos usuarios del sistema. Tanto para los justiciables que identifican la ausencia de un cargo sellado con la incertidumbre absoluta como para los operadores judiciales quienes, seguramente, optarán por imprimir los archivos digitales conteniendo los escritos y los medios probatorios de las partes para trabajar “en papel”.

¿Existe alguna sugerencia a tener en cuenta con miras a que esta transición sea menos incómoda? Sí. Tener presente el ROC. El ROC es un sistema informático que permite que un documento escaneado pueda ser tratado como un documento word. Los escritos escaneados que se ingresen por la mesa de partes electrónica deberán estar en un formato .pdf pero es necesario que contengan esa propiedad ya que, de lo contrario, podría ser rechazado.

El ROC es una propiedad que tienen todos los escáneres modernos por lo que no es necesario adquirir ningún equipo o software nuevo para que esté presente en los archivos que se generen. No obstante, las aplicaciones que escanean desde cámaras fotográfica o celulares usualmente no lo tienen. Estos dispositivos sólo toman una foto del documento y lo guardan en el formato escogido pero no tienen esa propiedad.

Respecto a los escritos, la otra opción es guardar el documento directamente desde word como un archivo pdf. Ello satisfacerá la exigencia. En cuanto a los medios probatorios, estos tendrán que ser necesariamente escaneados para cuidar que tengan esa propiedad.

Exigencias de los nuevos tiempos a los que habrá que ir acostumbrándonos.